Conditions générales relatives aux Services et aux Activités
Cadre général B2B pour les Services et les Activités de Synergrid
Version : 25 septembre 2026
Les présentes Conditions générales constituent le cadre contractuel B2B général de Synergrid.
Des conditions particulières de Service ou de procédure, notamment le Règlement d'homologation, complètent les présentes Conditions. Elles ne prévalent que pour le sujet spécifique qu'elles régissent expressément.
Article 1. Objet, champ d’application et ordre de priorité
1.1. Les présentes Conditions générales de Vente et de prestation de Services (les « Conditions ») constituent le cadre contractuel général régissant les Services et Activités professionnels de l'asbl Synergrid (« Synergrid »).
1.2. Les présentes Conditions générales s'appliquent exclusivement dans un contexte B2B, lorsque le Client agit à des fins liées à son activité commerciale, entrepreneuriale, artisanale ou professionnelle. Elles ne s'appliquent pas aux contrats conclus avec des consommateurs.
1.3. Les présentes Conditions générales s'appliquent à toutes les offres et à tous les Contrats de Synergrid. Elles s'appliquent également à toute commande, inscription, demande, mission, Service ou Activité, qu'elle soit rémunérée ou gratuite.
1.4. Le champ d'application couvre les services et activités professionnels proposés par Synergrid, notamment les homologations, les agréations et les enregistrements, les études et publications, les formations et événements, ainsi que les services numériques.
1.5. Les présentes Conditions générales s'appliquent sous réserve de dispositions dérogatoires expressément convenues par écrit entre Synergrid et le Client. Une telle dérogation s'applique exclusivement à l'objet et au Contrat auxquels elle se réfère expressément et n'implique aucune renonciation aux autres dispositions des présentes Conditions générales.
1.6. En cas de contradiction entre les documents contractuels applicables, l'ordre de priorité suivant s'applique. Un document de rang supérieur ne prévaut que pour les questions qu'il régit expressément :
(1) les dispositions dérogatoires explicitement convenues par écrit entre Synergrid et le Client ;
(2) l'offre concernée ou la confirmation écrite par Synergrid de la commande, de la mission, de l'inscription ou de la demande ;
(3) les Conditions particulières applicables ;
(4) les présentes Conditions ;
(5) les Conditions d'utilisation du site web ; et
(6) les instructions opérationnelles, annexes techniques et directives applicables.
1.7. Les conditions générales ou particulières du Client ne s'appliquent pas, sauf si Synergrid les a expressément acceptées au préalable par écrit. La réception ou l'exécution d'un bon de commande ou de tout autre document émanant du Client n'implique pas l'acceptation des conditions qui y sont stipulées ou auxquelles il est fait référence.
1.8. L’adhésion à Synergrid ne relève pas du champ d’application des présentes Conditions générales et est régie exclusivement par les statuts de Synergrid et les décisions applicables en matière d’adhésion.
Article 2. Définitions
2.1. « Client » désigne toute entreprise, organisation professionnelle ou professionnel qui commande, reçoit, utilise ou finance un Service.
2.2. « Service » désigne toute prestation professionnelle fournie par Synergrid dans le cadre du champ d'application des présentes Conditions générales.
2.3. « Activité » désigne toute formation, réunion, groupe de travail, conférence, journée d'étude, webinaire ou événement comparable, qu'il soit physique, numérique ou hybride.
2.4. « Contrat » désigne toute relation contractuelle entre Synergrid et le Client, y compris une offre, une commande, une inscription, une demande, une lettre de mission, une confirmation de commande, une licence, un abonnement ou un contrat-cadre.
2.5. « Conditions particulières » désigne toute condition spécifique relative à un service, à une demande, à une participation, à une licence ou à une procédure, y compris le Règlement d'homologation.
2.6. « Conditions d’utilisation du site web » désigne les conditions d’utilisation du site web, du portail et de l’extranet de
Synergrid.
2.7. « Participant » désigne toute personne physique prenant part à une Activité de Synergrid, que cette personne agisse ou
non au nom d’un Client, d’un membre, d’une partie prenante ou de toute autre organisation.
2.8. « Jour ouvrable » désigne tous les jours du lundi au vendredi inclus, à l'exception des jours fériés légaux en Belgique.
Article 3. Acceptation des Conditions générales
3.1. Le Client accepte les présentes Conditions par écrit ou par voie électronique avant ou lors de la conclusion du Contrat. Synergrid met préalablement les Conditions applicables à disposition de manière claire, accessible et durable.
3.2. La personne physique qui effectue, au nom du Client, une commande, une inscription, une demande ou toute autre opération, déclare disposer de l'autorité nécessaire pour engager le Client.
3.3. Synergrid peut enregistrer et conserver l'acceptation, la version applicable des Conditions générales et les données électroniques associées à titre de preuve, dans les limites prévues par le droit applicable.
Article 4. Conclusion du Contrat
4.1. Une offre est sans engagement et reste valable pendant trente jours calendrier, sauf indication d'une période de validité différente.
4.2. Le Contrat est conclu dès que le Client accepte par écrit ou par voie électronique une offre ou les Conditions générales, ou dès que Synergrid confirme une commande, une inscription ou une demande. Le Contrat peut également être conclu par le paiement lorsque la procédure applicable le prévoit, ou par le début de l'exécution à la demande expresse du Client.
4.3. Un accusé de réception automatique atteste uniquement la réception technique du document et ne vaut ni acceptation du contenu, ni une déclaration d'exhaustivité, ni une décision favorable.
Article 5. Prestation des Services
5.1. Synergrid fournit les Services avec soin, de manière professionnelle et conformément au Contrat.
5.2. Les Services constituent des obligations de moyens, sauf si Synergrid garantit par écrit un résultat déterminé. Synergrid ne garantit donc aucun résultat spécifique d'ordre technique, commercial, politique, social, juridique, régulatoire ou opérationnel.
5.3. Les délais d'exécution sont donnés à titre indicatif, sauf s'ils ont été expressément qualifiés d’essentiels par écrit.
5.4. Synergrid peut faire appel à des tiers spécialisés et à des personnes auxiliaires. Elle peut apporter des modifications raisonnables à l'exécution du Contrat lorsque la qualité, la sécurité, la disponibilité, la législation ou des circonstances organisationnelles l'exigent, pour autant que la nature essentielle du Service convenu soit préservée.
5.5. Les modifications apportées au champ d'application, au prix, au calendrier, aux livrables ou aux responsabilités à la demande du Client ne sont contraignantes que si Synergrid les confirme par écrit.
Article 6. Obligations du Client
6.1. Le Client fournit en temps utile toutes les informations exactes, complètes et à jour, ainsi que toutes les décisions, tous les accès requis et toute la coopération raisonnablement nécessaires à l’exécution. Synergrid peut s'y fier sans vérifier ces informations de manière entièrement indépendante.
6.2. Le Client doit signaler sans délai toute circonstance susceptible d'affecter l'exécution, la sécurité, la légalité ou la fiabilité du Service.
6.3. Si le Client ne respecte pas ses obligations découlant du présent article dans les délais impartis ou de manière correcte et si, de ce fait, l'exécution est retardée ou entravée, les délais d'exécution seront prolongés dans des limites raisonnables. Le Client prend en charge les frais supplémentaires démontrables qui en découlent. Tant que la coopération requise fait défaut, Synergrid peut suspendre l'exécution après notification préalable.
6.4. Le Client veille à ce que les personnes qu’il inscrit, désigne ou auxquelles il accorde l’accès respectent les règles applicables en matière de participation, de conduite, de sûreté, de sécurité, de confidentialité et de concurrence. Le Client les informe au préalable de ces règles.
Article 7. Prix, facturation et paiement
7.1. Les prix applicables figurent dans l'offre, sur la page de commande ou d'inscription, dans la grille tarifaire, dans la confirmation de demande ou dans le Contrat. Sauf mention contraire explicite, tous les prix sont exprimés en euros et s'entendent hors TVA, taxes, redevances, frais de déplacement et frais de tiers.
7.2. Synergrid peut modifier ses tarifs en fonction de l'indice de santé ou en raison d'une évolution des coûts, de la législation, des impôts, des taxes, des conditions du marché ou du contenu ou de l'organisation du Service. Les tarifs modifiés s'appliquent à compter de leur publication sur le site web ou sur tout autre canal numérique de Synergrid.
7.3. Les factures sont envoyées par voie électronique et sont payables dans les trente jours calendrier suivant la date de facturation, nettes et sans escompte, sauf disposition contraire du Contrat.
7.4. Le Client doit contester une facture par écrit, en motivant sa contestation, dans un délai de quinze jours calendrier à compter de la date de facturation. En l'absence de contestation dans ces délais, la facture est considérée comme définitivement acceptée. Une contestation suspend uniquement le paiement de la partie spécifiquement et raisonnablement contestée ; la partie non contestée reste due à la date d'échéance.
7.5. En cas de retard de paiement, le Client est redevable de plein droit des intérêts et de l'indemnité forfaitaire prévus par la loi relative à la lutte contre les retards de paiement dans les transactions commerciales. En outre, le Client prend en charge tous les frais de recouvrement raisonnables et dûment justifiés.
7.6. En cas de non-paiement à la date d'échéance, Synergrid est en droit, après notification écrite, de suspendre totalement ou partiellement l'exécution, l'accès, la publication ou la participation jusqu'au paiement intégral des montants dus. Dans ce cas, le Client n'a droit à aucune indemnisation, réduction de prix ou prolongation qui ne découle pas directement de la suspension.
Article 8. Livraison, contrôle et acceptation
8.1. Les Services et les résultats sont fournis par e-mail, via une plateforme sécurisée ou par tout autre moyen convenu.
8.2. Le Client vérifie la livraison immédiatement et signale par écrit, de manière suffisamment détaillée, les défauts ou anomalies visibles au plus tard dans les dix Jours ouvrables suivant la réception. En l’absence de notification dans le délai imparti, la livraison est considérée comme définitivement acceptée.
8.3. Lorsqu'une réception formelle est prévue, le Client dispose de dix Jours ouvrables pour refuser la réception en motivant son refus. L'utilisation dans le cadre de la production, la publication externe ou l'exploitation commerciale vaut également acceptation, sans préjudice des vices cachés.
8.4. En cas de défaut avéré, Synergrid décide, à sa discrétion, soit de remédier au défaut, soit de procéder à une nouvelle livraison, soit d'apporter des modifications.
Article 9. Événements, formations et journées d'étude
9.1. Une inscription n'est définitive qu'après confirmation par Synergrid. Sauf disposition contraire prévue dans les conditions particulières de l'événement, les conditions d'annulation suivantes s'appliquent à une Activité payante : annulation sans frais jusqu'à quatorze jours calendrier avant l’Activité, 50 % du prix en cas d'annulation du treizième au sixième jour calendrier inclus avant l’Activité, et 100 % du prix en cas d'annulation à partir de cinq jours calendrier avant l’Activité ou en cas d'absence.
9.2. Un remplaçant issu de la même organisation peut participer après notification préalable, à condition que cette personne remplisse les conditions de participation.
9.3. Synergrid se réserve le droit de modifier le programme, l'intervenant, le lieu, les horaires, la capacité d'accueil et le format (physique, numérique ou hybride) d'une Activité. En cas d'annulation, Synergrid peut rembourser les frais d'inscription perçus. Aucun remboursement n'est accordé pour les autres frais.
9.4. Synergrid peut exclure un Participant si son comportement présente un risque pour la sécurité, est gravement perturbateur, discriminatoire, intimidant ou illicite, ou si le Participant enfreint les règles applicables en matière de confidentialité ou de droit de la concurrence. L'exclusion est notifiée à l'avance et motivée, sauf si une exclusion immédiate est raisonnablement nécessaire pour protéger des personnes, des informations, le bon ordre ou le respect de la loi.
Article 10. Études, analyses, publications et conseils
10.1. Les études, analyses, rapports, enquêtes, publications techniques et présentations s'appuient sur le champ d'application convenu, les informations disponibles, la méthodologie utilisée ainsi que sur la réglementation et les connaissances disponibles au moment de leur réalisation.
10.2. Elles ne constituent en aucun cas un conseil juridique, fiscal, financier, technique ou régulatoire individuel, sauf accord écrit explicite en ce sens.
10.3. Le Client demeure responsable de ses propres décisions, de la mise en œuvre, des contrôles supplémentaires, de la conformité légale et technique, ainsi que de l'évaluation des circonstances concrètes.
10.4. Synergrid peut utiliser des analyses anonymisées ou suffisamment agrégées à des fins de développement des connaissances, d'amélioration de la qualité, de statistiques et d'analyses sectorielles, dans le respect de la confidentialité, de la protection des données et du droit de la concurrence.
Article 11. Groupes de travail, comités et activités sectorielles
11.1. Les groupes de travail, comités, commissions, task forces et plateformes de concertation ont pour objectif le partage des connaissances, la coordination technique, la préparation de prises de position, la discussion de la législation et la concertation sectorielle, dans le cadre de l'objet statutaire de Synergrid. Ils ne disposent pas de personnalité juridique distincte et ne peuvent engager Synergrid ou l'un de ses membres, sauf décision contraire expresse d'un organe compétent. La participation ne confère pas automatiquement un droit de décision ou de veto.
11.2. Synergrid ne peut garantir qu'un consensus sera atteint ni qu'une autorité publique, un régulateur, un partenaire social ou tout autre tiers adoptera une position donnée.
11.3. Les projets de documents, les procès-verbaux, les documents de travail et les projets de prise de position restent confidentiels jusqu'à ce que Synergrid en autorise la publication ou la diffusion.
Article 12. Droit de la concurrence
12.1. Chaque Participant respecte le droit de la concurrence belge et européen en vigueur.
12.2. Les Participants s'abstiennent de conclure des accords, de se concerter et d'échanger des informations non publiques, spécifiques à une entreprise ou sensibles sur le plan de la concurrence, susceptibles d'influencer le comportement des entreprises sur le marché. Il s'agit notamment d'informations concernant les prix, les tarifs, les coûts, les marges, les volumes, la capacité, la production, les investissements, les clients, les fournisseurs, la stratégie commerciale, la répartition du marché et les comportements commerciaux envisagés. Cette restriction ne s'applique pas aux informations licitement accessibles au public, qui doivent être communiquées en vertu du cadre législatif ou régulatoire applicable, ou qui sont strictement nécessaires à une Activité légitime de Synergrid, à condition que leur échange se limite à ce qui est nécessaire à cette fin et soit conforme au droit de la concurrence.
12.3. Lorsqu'un sujet, une discussion, un document ou un échange d'informations est susceptible de présenter un risque au regard du droit de la concurrence, le Participant le signale immédiatement et cesse de participer à la discussion ou à l'échange en question. Synergrid peut prendre toutes les mesures appropriées pour prévenir ou limiter ce risque, notamment refuser ou supprimer un point à l'ordre du jour, interrompre ou mettre fin à une discussion, empêcher l'enregistrement ou la diffusion d'informations, subordonner la poursuite de la participation à certaines conditions, exclure un Participant ou solliciter un avis juridique.
Article 13. Homologations
13.1. Les Homologations, agréations, enregistrements, qualifications et préqualifications sont également régis par le Règlement d’homologation distinct et les documents techniques ou procéduraux applicables.
13.2. En cas de contradiction, le Règlement d'homologation prévaut exclusivement dans le cadre de la Procédure d'homologation spécifique. Les présentes Conditions continuent de s'appliquer, notamment en matière de commande, de prix, de facturation, de paiement et de conséquences contractuelles générales, sauf disposition contraire expresse du Règlement d'homologation.
13.3. Une Homologation n'est valable que dans le cadre du champ d'application indiqué et ne constitue en aucun cas une autorisation générale de mise sur le marché, une garantie du produit, une déclaration générale de sécurité ou de conformité, ni une recommandation d'achat ou d'utilisation.
Article 14. Propriété intellectuelle et droits d'utilisation
14.1. Tous les droits sur les matériaux, méthodes, modèles, templates, logiciels, bases de données, documents techniques, marques et savoir-faire préalablement existants restent la propriété de Synergrid ou de ses concédants de licence.
14.2. Sauf confirmation écrite contraire de la part de Synergrid, le Client n’obtient qu’après paiement intégral un droit révocable, non exclusif, non cessible et ne pouvant faire l'objet d'une sous-licence, lui permettant d'utiliser les études, rapports, analyses, modèles, templates et autres documents protégés fournis par Synergrid, exclusivement en interne et aux fins professionnelles convenues. Synergrid peut suspendre ou résilier ce droit d'utilisation en cas de défaut de paiement ou de violation des conditions d'utilisation applicables. Ce droit d'utilisation ne s'applique pas aux homologations, attestations, agréments ou décisions similaires ; leur utilisation est régie par le Règlement d'homologation et les Conditions particulières applicables.
14.3. Le Client n'est pas autorisé à publier, vendre, modifier, traduire, utiliser pour le compte de tiers ou intégrer dans des produits commerciaux, en tout ou en partie, les éléments protégés fournis par Synergrid sans l'autorisation préalable, expresse et écrite de Synergrid. Synergrid peut subordonner son autorisation à certaines conditions ou la retirer en cas de non-respect de celles-ci, sous réserve des dispositions impératives du droit.
14.4. L'utilisation du nom, des marques, des logos, des certificats ou des mentions de Synergrid ne doit pas donner l'impression erronée d'un partenariat, d'un parrainage, d'une recommandation, d'une certification ou d'une approbation plus large.
14.5. Les Conditions d'utilisation du site web continuent de s'appliquer à la consultation et à l'utilisation technique du Contenu et des Portails en ligne.
Article 15. Confidentialité et données à caractère personnel
15.1. Chaque partie s'engage à traiter de manière confidentielle les informations non publiques de l'autre partie et à les utiliser exclusivement aux fins de l'exécution du Contrat.
15.2. Cette obligation ne s'applique pas aux informations licitement accessibles au public, qui étaient déjà licitement connues, qui ont été développées de manière indépendante, qui ont été licitement obtenues auprès d’un tiers ou qui doivent être divulguées en vertu de la loi. Synergrid est autorisée à communiquer des informations confidentielles à ses salariés, conseillers, assureurs, prestataires de services et auxiliaires, dans la mesure où cela est raisonnablement nécessaire à l'exécution du Contrat.
15.3. L'obligation de confidentialité reste applicable pendant cinq ans après la fin du Contrat. En ce qui concerne les secrets d’affaires, cette obligation subsiste aussi longtemps que les informations conservent cette qualité.
15.4. Les parties respectent la législation applicable en matière de protection des données. Synergrid traite les données à caractère personnel conformément à la déclaration de confidentialité applicable. Lorsque Synergrid traite des données à caractère personnel pour le compte du Client, les parties concluent, le cas échéant, un accord de traitement des données.
15.5. Des informations supplémentaires relatives à la protection de la vie privée peuvent s'appliquer aux portails, aux événements, aux listes de Participants, aux photos et vidéos, aux lettres d'information et aux dossiers d'homologation.
Article 16. Responsabilité et indemnisation
16.1. Dans les limites du droit applicable, Synergrid n’est responsable, quel que soit le fondement contractuel ou extracontractuel de la réclamation, que des dommages directs prouvés qui constituent la conséquence prévisible d’une faute qui lui est imputable.
16.2. Synergrid ne saurait être tenue responsable des dommages indirects ou consécutifs, notamment la perte de bénéfices ou de chiffre d'affaires, la perte d'opportunités, de contrats, de subventions, de données ou de réputation, ni des décisions prises par les pouvoirs publics, les autorités de régulation, les membres, les Participants ou tout autre tiers.
16.3. Sous réserve des responsabilités qui ne peuvent être limitées légalement, la responsabilité totale de Synergrid pour tous les sinistres découlant du même Contrat est limitée au montant, hors TVA, que le Client a payé ou doit payer pour le Service directement concerné. Pour les Services continus, la limite correspond au montant des rémunérations dues au titre des douze mois précédant le fait dommageable. Pour un Service gratuit, la responsabilité est limitée à € 5.000.
16.4. Le Client garantit, défend et tient indemnes Synergrid ainsi que ses dirigeants, employés et auxiliaires contre toute réclamation de tiers, y compris les dommages, amendes, frais et honoraires d’avocat raisonnables qui en découlent, dans la mesure où ces réclamations résultent : (i) d’informations inexactes ou fournies de manière illicite par le Client ;
(ii) d’une utilisation dépassant les droits ou le champ d’application accordés ; (iii) d’une violation du Contrat ou de la législation applicable par le Client ; ou (iv) de déclarations du Client allant au-delà de ce que Synergrid a autorisé.
16.5. Dans la mesure où la loi le permet, le Client renonce à toute action extracontractuelle à l'encontre des auxiliaires de Synergrid pour les dommages résultant de l'inexécution du Contrat. Les exclusions et les limitations de responsabilité prévues dans le présent article sont également stipulées au profit des auxiliaires d'exécution de Synergrid. Ils peuvent s’en prévaloir directement.
Article 17. Force majeure et changement de circonstances
17.1. Synergrid ne saurait être tenue responsable d'un manquement total ou partiel à ses obligations ou d'un retard résultant d'une circonstance échappant à son contrôle raisonnable, qui ne lui est pas imputable et qu'elle ne pouvait raisonnablement prévoir ou éviter au moment de la conclusion du Contrat. Les engagements concernés de Synergrid sont suspendus tant que cette circonstance empêche leur exécution. Synergrid en informe le Client sans retard indu, prend des mesures raisonnables pour limiter les conséquences et reprend l'exécution dès que cela est raisonnablement possible.
17.2. Un cas de force majeure ne suspend pas les obligations de paiement du Client pour les prestations déjà fournies. Les prestations déjà fournies et les frais non annulables engagés par Synergrid restent dus. Si le cas de force majeure dure plus de soixante jours calendrier et empêche pour l’essentiel l’exécution du Contrat, Synergrid peut résilier la partie du Contrat qui n'a pas encore été exécutée sans être tenue à des dommages-intérêts.
17.3. L'article 5.74 du Code civil ne s'applique pas au Client. Des circonstances imprévues ou un changement de circonstances ne donnent au Client aucun droit à la suspension, à la renégociation, à une réduction de prix ou à la résiliation du Contrat. Synergrid peut adapter ses prestations, son calendrier, ses modalités d'exécution et ses tarifs dans la mesure où cela s'avère raisonnablement nécessaire pour faire face aux conséquences de telles circonstances.
Article 18. Suspension et résiliation
18.1. Synergrid est en droit de suspendre totalement ou partiellement l'exécution du Contrat en cas de défaut de paiement, de manquement grave ou répété, d'absence de coopération nécessaire, de risque pour la sécurité, l’intégrité ou la conformité, d'utilisation illicite ou d'obligation légale.
18.2. En cas de manquement pouvant faire l'objet d'une remédiation, Synergrid met en principe le Client en demeure par écrit et lui accorde un délai raisonnable pour y remédier. Synergrid peut suspendre ou résilier le Contrat avec effet immédiat en cas de manquement grave, intentionnel ou irrémédiable. C'est également possible lorsqu'une action immédiate s'impose pour des raisons de sécurité, d'intégrité ou de respect de la loi.
18.3. Sauf disposition contraire du Contrat, Synergrid peut résilier à tout moment un Contrat à durée indéterminée par écrit, moyennant un préavis de trois mois. Le Client peut résilier le Contrat en respectant le délai de préavis prévu dans celui-ci. Les prestations déjà entamées, les frais engagés et les engagements non annulables restent dus.
18.4. La résiliation n'a aucune incidence sur les obligations de paiement déjà nées. Les dispositions qui, de par leur nature, ont un caractère permanent, notamment celles relatives à la propriété intellectuelle, à la confidentialité, à la responsabilité, à l'indemnisation et au règlement des litiges, restent en vigueur.
Article 19. Modifications des Conditions
19.1. Synergrid peut modifier les présentes Conditions générales en raison de changements législatifs, de nouveaux services, de considérations de sécurité, d'évolutions techniques, de besoins organisationnels ou pour remédier à des imprécisions.
19.2. La version modifiée s'applique à compter de la date d'entrée en vigueur communiquée ou publiée.
Article 20. Autres dispositions
20.1. Le Contrat et les présentes Conditions générales sont régis par le droit belge.
20.2. Sous réserve de dispositions légales impératives, les tribunaux de Bruxelles sont seuls compétents.
20.3. En cas d'existence de plusieurs versions linguistiques, c'est la version expressément désignée comme faisant foi dans le Contrat ou lors de l'acceptation qui prévaut, sans préjudice des dispositions impératives de la législation linguistique.
20.4. L’invalidité, la nullité ou le caractère inexécutoire d'une disposition n'affecte pas les autres dispositions. La disposition invalide, nulle ou inexécutoire sera, dans la mesure où la loi le permet, remplacée par une disposition valide qui se rapproche le plus possible de son objectif et de son effet économique, sans porter atteinte à la validité ou au caractère exécutoire des autres dispositions.
20.5. Le fait de ne pas exercer un droit ou de l'exercer tardivement ne vaut pas renonciation. Une renonciation à un droit n'est valable que si elle est explicite et formulée par écrit.
20.6. Les questions concernant les Conditions peuvent être adressées à
General Terms and Conditions for Services and Activities
General B2B framework for Synergrid’s Services and Activities
Version: 25 September 2026
These Terms and Conditions form Synergrid’s general B2B contractual framework.
Specific terms and conditions relating to services or procedures, including the Homologation Regulations, supplement these Terms and Conditions. They take precedence only in relation to the specific matter which they expressly regulate.
Article 1. Purpose, scope and order of precedence
1.1. These General Terms and Conditions for Services and Activities (“Terms and Conditions”) form the general contractual framework for the professional services and activities of the non-profit organisation Synergrid (“Synergrid”).
1.2. These Terms and Conditions apply exclusively in a B2B context, where the Customer acts for purposes relating to its trade, business, craft or profession. They do not apply to agreements with consumers.
1.3. These Terms and Conditions apply to every quotation and Agreement issued by Synergrid. They also apply to every order, registration, application, assignment, Service or Activity, regardless of whether they are provided for payment or free of charge.
1.4. These Terms and Conditions cover the professional services and activities provided by Synergrid, including Homologations, accreditations and registrations, studies and publications, training courses and events, and digital services.
1.5. These Terms and Conditions shall apply unless otherwise expressly agreed in writing between Synergrid and the Customer. Any such deviation shall apply solely to the subject matter and the Agreement to which it expressly relates and shall not constitute a waiver of the other provisions of these Terms and Conditions.
1.6. In the event of any conflict between the applicable contractual documents, the following order of precedence shall apply. A higher-ranking document takes precedence only in respect of the matters it expressly governs:
(1) any provisions deviating from these terms and conditions that have been expressly agreed upon in writing between Synergrid and the Customer;
(2) the relevant quotation or Synergrid’s written confirmation of the order, assignment, registration or application;
(3) the applicable Specific Conditions;
(4) these Terms and Conditions;
(5) the Website Terms and Conditions; and
(6) the relevant operational instructions, technical annexes and guidelines.
1.7. The Customer’s general or specific terms and conditions shall not apply unless Synergrid has expressly accepted them in writing in advance. The receipt or execution of a purchase order or other document from the Customer does not constitute acceptance of the terms and conditions contained therein or referred to therein.
1.8. Membership of Synergrid falls outside the scope of these Terms and Conditions and is governed solely by Synergrid’s articles of association and the relevant resolutions concerning membership.
Article 2. Definitions
2.1. “Customer” means any business, professional organisation or practising professional that orders, receives, uses or finances a Service.
2.2. “Service” means any professional service provided by Synergrid within the scope of these Terms and Conditions.
2.3. “Activity” means any physical, digital or hybrid training course, meeting, working group, conference, seminar, webinar or comparable event.
2.4. “Agreement” means any contractual relationship between Synergrid and the Customer, including quotations, purchase orders, registrations, applications, letters of engagement, order confirmations, licences, subscriptions or framework agreements.
2.5. “Specific Conditions” means any specific conditions relating to services, applications, participation, licences or procedures, including the Homologation Regulations.
2.6 “Website Terms and Conditions” means Synergrid’s Website, Portal and Extranet Terms and Conditions.
2.7. “Participant” means any natural person taking part in a Synergrid Activity, regardless of whether that person is acting on behalf of a Customer, member, stakeholder or other organisation.
2.8. “Working Day” means every day from Monday to Friday, except for Belgian public holidays.
Article 3. Acceptance of the Terms and Conditions
3.1. The Customer shall accept these Terms and Conditions in writing or electronically before or upon conclusion of the Agreement. Synergrid makes the applicable Terms and Conditions available in advance in a clear, accessible and durable manner.
3.2. The natural person who places an order, registers, submits an application or carries out any other action on behalf of the Customer declares that they have the necessary authority to commit the Customer.
3.3. Synergrid may record and retain the acceptance, the applicable version of the Terms and Conditions and the associated electronic data as evidence, within the limits of applicable law.
Article 4. Conclusion of the Agreement
4.1. A quotation is non-binding and remains valid for thirty calendar days, unless a different period of validity is stated.
4.2. The Agreement shall come into effect as soon as the Customer accepts a quotation or the Terms and Conditions in writing or electronically, or as soon as Synergrid confirms an order, registration or application. The Agreement may also be concluded by payment where the applicable procedure so stipulates, or by the start of performance at the Customer’s express request.
4.3. An automatic acknowledgement of receipt merely confirms technical receipt and does not constitute substantive acceptance, confirmation of completeness or a positive decision.
Article 5. Performance of the Services
5.1. Synergrid shall perform the Services diligently, professionally and in accordance with the Agreement.
5.2. The Services constitute obligations of means rather than obligations to achieve a specific result, unless Synergrid guarantees a specific outcome in writing. Synergrid therefore does not guarantee any specific technical, commercial, political, social, legal, regulatory or operational outcome.
5.3. Performance timeframes are indicative, unless they have been specified in writing as being essential.
5.4. Synergrid may engage specialist third parties and agents. It may make reasonable changes to the performance of the Service where quality, safety, availability, legislation or organisational circumstances so require, provided that the essential nature of the agreed Service is retained.
5.5. Changes to the scope, price, schedule, deliverables or responsibilities requested by the Customer shall only be binding if Synergrid confirms them in writing.
Article 6. Customer Obligations
6.1. The Customer shall provide, in a timely manner, all accurate, complete and up-to-date information, decisions, access and assistance reasonably required for the performance of the Agreement. Synergrid may rely on the information and assistance provided without independently verifying all such information.
6.2. The Customer shall immediately report any circumstances that may affect the performance, security, legality or reliability of the Service.
6.3. If the Customer fails to fulfil its obligations under this article in a timely or proper manner, and if this results in the performance being delayed or impeded, the performance deadlines shall be extended by a reasonable period. The Customer shall bear any proven additional costs arising therefrom. As long as the necessary cooperation is not granted, Synergrid may suspend performance following prior notice.
6.4. The Customer shall ensure that the persons it registers, appoints or grants access to comply with the applicable rules on participation, conduct, safety, security and confidentiality, as well as the applicable competition law rules. The Customer shall inform them of these rules beforehand.
Article 7. Prices, invoicing and payment
7.1. The applicable prices are set out in the quotation, on the order or registration page, in the price list, in the application confirmation or in the Agreement. Unless expressly stated otherwise, all prices are quoted in euros and exclude VAT, taxes, duties, transport costs and third-party charges.
7.2. Synergrid may adjust its rates on the basis of the health index or due to changes in costs, legislation, taxes, charges, market conditions or the content or organisation of the Service. The revised rates will apply from the date of their publication on Synergrid’s website or through another digital channel.
7.3. Invoices are sent electronically and are payable within thirty calendar days of the invoice date, net and without any discount, unless the Agreement provides otherwise.
7.4. The Customer must dispute an invoice in writing, stating the grounds for the dispute, within fifteen calendar days of the invoice date. In the absence of a timely dispute, the invoice shall be deemed to have been definitively accepted. A dispute suspends payment only in respect of the specific and reasonably disputed part; the undisputed part remains payable on the due date.
7.5. In the event of late payment, the Customer shall, by operation of law, be liable for the interest and fixed compensation provided for in the Law on combating late payments in commercial transactions. In addition, the Customer shall bear all reasonable and demonstrable debt recovery costs.
7.6. In the event of non-payment by the due date, Synergrid may, following written notice, suspend performance of the Services, access, publication or participation, in whole or in part, until all amounts due have been paid in full. The Customer shall not, in such a case, be entitled to compensation, a price reduction or an extension that does not result directly from the suspension.
Article 8. Delivery, inspection and acceptance
8.1. Services and results are delivered via email, a secure platform or another agreed channel.
8.2. The Customer shall inspect the delivery upon receipt and report any visible defects or deficiencies in writing, providing sufficient detail, no later than ten Working Days after receipt. In the absence of a timely report, the delivery shall be deemed to have been definitively accepted.
8.3. Where a formal handover is scheduled, the Customer shall have ten Working Days to refuse acceptance, stating the reasons for such refusal. Use in production, external publication or commercial exploitation shall also be deemed to constitute acceptance, without prejudice to any hidden defects.
8.4. In the event of a valid deficiency, Synergrid shall, at its discretion, determine whether to remedy the deficiency, re-perform the Service or adjust it.
Article 9. Events, training courses and seminars
9.1. The registration is final once it has been confirmed by Synergrid. Unless otherwise specified in any specific event terms and conditions, the following cancellation terms apply to a paid Activity: cancellation free of charge up to fourteen calendar days before the Activity; fifty per cent of the price for cancellations made between thirteen and six calendar days before the Activity; and one hundred per cent of the price for cancellations made five calendar days or less before the Activity or in the event of a no-show.
9.2. A substitute from the same organisation may take part, subject to prior notification, provided that person meets the conditions for participation.
9.3. Synergrid reserves the right to change the programme, the speaker, the venue, the timing, the capacity and the physical, digital or hybrid format of an Activity. In the event of cancellation, Synergrid shall refund the registration fee received. Other costs are not eligible for reimbursement.
9.4. Synergrid may exclude a participant if their behaviour is unsafe, seriously disruptive, discriminatory, intimidating or unlawful, or if the participant breaches the applicable confidentiality or competition law rules. Notice of exclusion shall be given in advance and the reasons for it shall be stated, unless immediate exclusion is reasonably necessary to protect persons, information, the orderly conduct of the Activity or compliance with the law.
Article 10. Studies, analyses, publications and advice
10.1. Studies, analyses, reports, surveys, technical publications and presentations are based on the agreed scope, the information available, the methodology used, and the regulations and insights available at the time the work is performed.
10.2. They do not constitute individual legal, tax, financial, technical or regulatory advice, unless this has been expressly agreed in writing.
10.3. The Customer remains responsible for its own decisions, implementation, additional checks, legal and technical compliance, and the assessment of specific circumstances.
10.4. Synergrid may use anonymised or sufficiently aggregated insights for knowledge development, quality improvement, statistical purposes and sectoral analyses, whilst respecting confidentiality, data protection and competition law.
Article 11. Working groups, committees and sector-specific activities
11.1. Working groups, committees, commissions, task forces and consultation platforms are intended to facilitate knowledge-sharing, technical coordination, the development of positions, the review of regulations and sectoral consultation, in line with Synergrid’s statutory purpose. They do not have separate legal personality and cannot bind Synergrid or a member, unless a competent body expressly decides differently. Participation does not automatically confer a right to decide or a right of veto.
11.2. Synergrid does not guarantee that consensus will be reached or that a government, regulator, social partner or other third party will adopt a particular position.
11.3. Draft documents, minutes, working materials and draft positions shall remain confidential until Synergrid authorises their publication or distribution.
Article 12. Competition law
12.1. Each Participant shall comply with the applicable Belgian and EU competition law.
12.2. Participants shall refrain from making arrangements, coordinating their behaviour or exchanging non-public, company-specific or competition-sensitive information that could influence the market behaviour of companies. This includes, amongst other things, information on prices, rates, costs, margins, volumes, capacity, production, investments, customers, suppliers, commercial strategy, market allocation and intended market behaviour. This prohibition does not apply to information that is lawfully in the public domain, that must be disclosed under the applicable legal or regulatory framework, or that is strictly necessary for a legitimate Activity of Synergrid, provided that the exchange is limited to what is necessary for that purpose and is carried out in accordance with competition law.
12.3. Where a subject, discussion, document or exchange of information may involve a risk under competition law, the Participant shall report this immediately and shall not take any further part in the discussion or exchange in question. Synergrid may take appropriate measures to prevent or mitigate the risk, including refusing or removing an agenda item, interrupting or terminating a meeting, preventing the recording or distribution of information, imposing conditions on further participation, excluding a Participant, or seeking legal advice.
Article 13. Homologations
13.1. Homologations, accreditations, registrations, qualifications and pre-qualifications are further governed by the separate Homologation Regulations and the relevant technical or procedural documents.
13.2. In the event of any conflict, the Homologation Regulations shall take precedence solely in relation to the specific homologation procedure. These Terms and Conditions shall continue to apply, amongst other things, to orders, prices, invoicing, payment and general contractual consequences, unless the Homologation Regulations specifically provide otherwise.
13.3. A Homologation is valid solely within the specified scope and does not constitute a general legal authorisation to place the product on the market, a product warranty, a general declaration of safety or conformity, or a recommendation to purchase or use the product.
Article 14. Intellectual property and rights of use
14.1. All rights to pre-existing materials, methods, models, templates, software, databases, technical documents, trademarks and know-how remain with Synergrid or its licensors.
14.2. Unless Synergrid confirms otherwise in writing, only upon full payment shall the Customer acquire a revocable, non-exclusive, non-transferable and non-sublicensable right to use the studies, reports, analyses, models, templates and other protected materials supplied by Synergrid solely for internal purposes and for the agreed professional purpose. Synergrid may suspend or terminate this right of use in the event of non-payment or a breach of the applicable terms of use. This right of use does not apply to Homologations, certificates, accreditations or similar decisions; their use is governed by the Homologation Regulations and the applicable Specific Conditions.
14.3. The Customer may not, without Synergrid’s prior express written consent, publish, sell, modify, translate, use for third parties or incorporate into commercial products, in whole or in part, the protected materials supplied by Synergrid. Synergrid may attach conditions to its consent or withdraw it in the event of non-compliance, subject to mandatory law.
14.4. The use of Synergrid’s name, trademarks, logos, certificates or references must not give the impression of a partnership, sponsorship, endorsement, certification or broader approval.
14.5. The Website Terms and Conditions continue to apply to the viewing and technical use of online content and portals.
Article 15. Confidentiality and personal data
15.1. Each party shall treat the other party’s non-public information as confidential and shall use it solely for the purposes of the performance of the Agreement.
15.2. This obligation does not apply to information that is lawfully in the public domain, was already lawfully known, was developed independently, was lawfully received from a third party, or is required by law to be disclosed. Synergrid may share confidential information with its employees, advisers, insurers, service providers and agents to the extent that this is reasonably necessary for the performance of the Agreement.
15.3. The confidentiality clause shall remain in force for five years following the termination of the Agreement. In the case of trade secrets, the obligation shall apply for as long as the information remains a trade secret.
15.4. The parties shall comply with the applicable data protection legislation. Synergrid processes personal data in accordance with the applicable privacy policy. Where Synergrid processes personal data on behalf of the Customer, the parties shall enter into a data processing agreement where required.
15.5. Additional privacy information may apply to portals, events, lists of participants, photographic and video material, newsletters and homologation records.
Article 16. Liability and indemnification
16.1. Within the limits of the applicable law, Synergrid shall, irrespective of the contractual or non-contractual basis of the claim, be liable solely for proven direct loss which is the foreseeable consequence of a fault attributable to it.
16.2. Synergrid shall not be liable for indirect or consequential damage, including loss of profit or turnover, loss of opportunities, contracts, grants, data or reputation, nor for decisions taken by public authorities, regulators, members, participants or other third parties.
16.3. Subject to any liability that cannot be limited by law, Synergrid’s total liability for all claims arising from the same Agreement is limited to the amount, excluding VAT, that the Customer has paid or is liable to pay for the Service directly concerned. For continuous Services, the limit is the total amount of the fees for the twelve months immediately preceding the event giving rise to the claim. For a free Service, liability is limited to € 5,000.
16.4. The Customer shall indemnify Synergrid and its directors, employees and agents against all claims by third parties, including any resulting damages, fines, costs and reasonable legal fees, insofar as such claims arise from: (i) incorrect information provided by the Customer or information unlawfully provided by the Customer; (ii) use beyond the granted rights or scope; (iii) a breach of the Agreement or applicable legislation by the Customer; or (iv) representations made by the Customer that go beyond what Synergrid has authorised.
16.5. To the extent permitted by law, the Customer waives any non-contractual claim against Synergrid’s agents for damage arising from a breach of the Agreement. The exclusions and limitations of liability set out in this article are also agreed to for the benefit of Synergrid’s agents. They may rely directly on those exclusions and limitations.
Article 17. Force majeure and changed circumstances
17.1. Synergrid shall not be liable for any total or partial failure to perform or any delay resulting from a circumstance beyond its reasonable control, which is not attributable to it and which it could not reasonably have foreseen or avoided at the time the Agreement was concluded. Synergrid’s relevant obligations shall be suspended for as long as this circumstance prevents performance. Synergrid shall notify the Customer of this without undue delay, take reasonable measures to minimise the consequences, and resume performance as soon as reasonably possible.
17.2. Force majeure does not suspend the Customer’s payment obligations for services already provided. Services already provided and non-cancellable costs incurred by Synergrid remain payable. If the force majeure lasts for more than sixty calendar days and prevents performance of the essential obligations under the Agreement, Synergrid may terminate the part of the Agreement that has not yet been performed without being liable for damages.
17.3. Article 5.74 of the Civil Code does not apply in relation to the Customer. Unforeseen or changed circumstances shall not entitle the Customer to suspend performance, renegotiate the Agreement, obtain a price reduction or terminate the Agreement. Synergrid may adjust its performance, planning, implementation arrangements and rates to the extent that this is reasonably necessary to mitigate the effects of such circumstances.
Article 18. Suspension and termination
18.1. Synergrid may suspend performance in whole or in part in the event of non-payment, serious or repeated breaches, a lack of necessary cooperation, security, integrity or compliance risks, unlawful use or a legal obligation.
18.2. In the event of a rectifiable breach, Synergrid shall, in principle, give the Customer written notice of default and grant a reasonable period within which to remedy the breach. Synergrid may suspend or terminate immediately in the event of a serious, deliberate or irreparable breach. This is also possible when immediate action is required to ensure safety, integrity or legal compliance.
18.3. Unless otherwise provided for in the Agreement, Synergrid may terminate an Agreement of indefinite duration at any time by giving three months’ written notice. The Customer may terminate the Agreement subject to the notice period specified in the Agreement. Services already commenced, costs already incurred and non-cancellable commitments remain payable.
18.4. Termination does not affect any payment obligations that have already arisen. Provisions which by their nature are intended to survive termination, including those relating to intellectual property, confidentiality, liability, indemnity and dispute resolution, shall remain in force.
Article 19. Changes to the Terms and Conditions
19.1. Synergrid may amend these Terms and Conditions in response to legislative changes, new services, security considerations, technical developments, organisational requirements or to clarify any ambiguities.
19.2. The amended version shall take effect from the notified or published date of entry into force.
Article 20. Other provisions
20.1. The Agreement and these Terms and Conditions are governed by Belgian law.
20.2. Subject to any mandatory legal provisions, the courts of Brussels shall have exclusive jurisdiction.
20.3. Where there are multiple language versions, the language version expressly designated as the contractually binding version in the Agreement or at the time of acceptance shall prevail, subject to mandatory language legislation.
20.4. The invalidity, nullity or unenforceability of any provision shall not affect the remaining provisions. To the extent permitted by law, any invalid, void or unenforceable provision shall be replaced by a valid provision that comes as close as possible to its purpose and economic effect, without affecting the validity or enforceability of the remaining provisions.
20.5. Any failure to exercise a right, or any delay in doing so, shall not be deemed a waiver. A waiver of rights is only valid if made expressly and in writing.
20.6. Any queries regarding these Terms and Conditions may be addressed to